Cette semaine, avec Antoine, mon associé, nous sommes tombés sur un épineux problème : certains mails envoyés de notre domaine coment.in sont arrivés dans les spams des boites de nos utilisateurs. Autant vous dire que ce n'est pas forcément une bonne nouvelle. En effet, cela signifie que nos utilisateurs risquent de manquer une information pertinente à un moment crucial. Plus encore, cela m'a rappelé les nombreuses fois où les clients de mon activité de consultant technique ont souffert de ce problème et m'ont demandé conseil.

Ainsi, les craintes étaient souvent de savoir si c'est une fatalité et s'il était possible d'y remédier ?

Le phénomène étant loin d'être rare, je pense qu'il pourrait être intéressant de l'évoquer au détour de cet article.

Spoiler : Ce n'est pas une fatalité et on peut y remédier (presque) facilement à condition de ne pas être un spammeur ! Dans cet article, je vais vous dévoiler :

  • Les raisons qui font que vos mails arrivent dans les spams.
  • Les moyens simples de tester si votre courrier électronique arrive dans les indésirables.
  • Ce que vous pouvez faire pour y remédier de manière simple et efficace.

4 raisons qui font que vos emails arrivent dans les spams

De nombreuses entreprises et personnes bombardent leurs utilisateurs, clients, prospects, partenaires ou cibles avec des courriels dans le but de vous convaincre, sinon de vous persuader d'avoir recours aux services qu'elles ou ils proposent. Tout irait bien si le volume de ces communications qui vous sont adressées était faible, ce qui n'est pas le cas de la plupart des personnes qui utilisent une adresse mail.

Pour trouver une solution à l'envoi massif de communication non désirée sur les boites mails des utilisateurs de courriel, les boites mails disposent d'un filtre anti- pourriels. Ce dernier peut utiliser une ou plusieurs des techniques suivantes pour vous mettre à l'abri de l'avalanche de courriers électroniques :

  • Filtre bayésien : Tout d'abord, il y a analyse des termes de tous les messages qui sont considérés comme indésirables dans votre boite mail. Dès qu'un mail arrive, on regarde la proximité statistique des termes avec ceux des mails classés "pourriels" (on calcule la probabilité qu'a chaque terme du mail d'appartenir à la catégorie des expressions suspectes). Dès qu'on atteint un certain seuil de probabilité, le mail arrive dans les spams.
  • Les listes noires : Il se peut que votre boite mail se base sur une liste noire des adresses IP qui vous envoient des mails. Si le mail vient d'une adresse IP blacklistée, il n'arrivera jamais dans la boite de réception. Il peut arriver que votre programme se base sur des listes publiques d'IP de spammeurs connus. Il existe également le mécanisme de listes blanches qui permet de s'assurer qu'un message arrive dans votre boite de réception.
  • Le filtrage basé sur la présence d'URL appartenant à un site de spammeur dans le contenu du message.
  • Le filtrage heuristique : Contrairement au filtrage bayésien qui détermine la probabilité que le mail soit un spam selon les termes utilisés dans le message, le filtrage heuristique utilise de multiples règles qui concernent plus la forme du mail. Par exemple, le programme va regarder le ratio texte / image (s'il y a beaucoup d'images, c'est très souvent une newsletter à visée commerciale), les entêtes du mail, la présence de symboles monétaires, la quantité de code HTML, les sauts de ligne, etc.

Il y a d'autres mécanismes, cependant, par souci de clarté, j'ai choisi de vous décrire les 4 mécanismes principaux.

Comment savoir si mon mail arrive dans les spams ?

Tout simplement en m'envoyant moi-même le mail ? Non, car la boite mail que vous utilisez n'implémentera peut-être pas les mêmes outils anti-spams que celles de vos utilisateurs / clients. Pour être efficace, il faut utiliser des outils robustes conçus pour vous donner une information claire et pertinente.

Personnellement, j'utilise Mail tester. C'est l'un des quelques outils qui vous permet d'avoir un score associé à des recommandations pouvant être facilement mises en place.

Exemple d'un audit de spam avec l'outil en ligne Mail Tester https://www.mail-tester.com.

Ce que vous pouvez faire pour remédier au fait que vos newsletters ou emails arrivent dans les spams.

Pour faire passer vos courriers électroniques à travers les filets des filtres anti-spams, il faut être méthodique et se poser au moins ces 3 questions :

  • Est-ce que l'IP du service qui envoie mon mail est blacklistée ?

Si oui, alors il faut se demander si cela vient de mon fait (j'envoie peut-être des pourriels et des personnes l'ont signalé) ou non. Si vous n'êtes pas responsable, je vous conseille d'utiliser ou de prendre un système d'IP dédiée pour envoyer vos mails. En effet, beaucoup de services gratuits vous proposent d'envoyer vos mails via des API ou via SMTP avec la contrainte d'être peut-être sur des serveurs de spammeurs. L'IP dédiée résoudra ce problème, vous serez la seule personne derrière. Si par malheur, vous étiez un spammeur, changer d'IP vous permettra un temps de regagner votre place dans les boites de réception de vos destinataires. Cependant, n'oubliez pas que les mêmes causes ont les mêmes effets...

  • Est-ce que mon email est correctement écrit ou réalisé ?

Posez-vous la question de savoir s'il y a suffisamment de texte, si le ratio image / texte vous semble logique, si le sujet est bien présent, si les termes utilisés dans le corps du mail semblent s'éloigner de ce que font les spammeurs (principalement, vous vendre des trucs ou vous arnaquer avec des promesses de don d'une forte somme d'argent d'un ambassadeur de je ne sais quel pays qui sollicite votre forte générosité, car dans le besoin, en échange d'une somme d'argent "future").

  • Est-ce que l'hôte du domaine d'envoi de mon email contient des informations DNS susceptibles de permettre aux filtres anti-spams des boites mails d'être capable de savoir qui est à l'origine de l'envoi des mails de votre domaine d'habitude (le SPF) ?

Si ce n'est pas le cas, je vous invite à le rajouter pour augmenter vos chances de succès.

Voilà, j'espère que vous aurez appris quelques trucs. N'hésitez pas à donner vos avis constructifs en commentaire.